Penerapan Sistem Arsip Surat Digital sebagai Upaya Modernisasi Administrasi SDN 51 Kota Bengkulu
DOI:
https://doi.org/10.71024/aksi.2026.v3i1.122Kata Kunci:
Arsip surat digital, administrasi sekolah, sistem informasi, transformasi digitalAbstrak
Perkembangan teknologi informasi mendorong lembaga pendidikan untuk melakukan modernisasi sistem administrasi agar lebih efektif, efisien, dan terintegrasi. Namun, pengelolaan arsip surat di SDN 51 Kota Bengkulu masih dilakukan secara manual melalui pencatatan pada buku agenda dan penyimpanan dokumen fisik sehingga menimbulkan berbagai kendala, seperti risiko kehilangan arsip, kerusakan dokumen, serta lamanya proses pencarian data. Kegiatan pengabdian ini bertujuan untuk menerapkan sistem arsip surat digital sebagai upaya modernisasi administrasi sekolah serta meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen. Metode kegiatan yang digunakan bersifat deskriptif dan implementatif dengan tahapan observasi lapangan, wawancara, analisis kebutuhan sistem, perancangan sistem, implementasi, pelatihan dan pendampingan, serta evaluasi penggunaan sistem. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa sistem arsip surat digital mampu mengelola surat masuk dan surat keluar secara lebih terstruktur melalui pencatatan elektronik, penyimpanan dokumen digital, serta fitur pencarian arsip berdasarkan nomor surat, tanggal, dan kata kunci tertentu. Selain itu, proses digitalisasi juga dilakukan melalui pemindaian dokumen sehingga arsip memiliki salinan digital yang lebih aman. Pelatihan yang diberikan kepada staf tata usaha meningkatkan kemampuan mereka dalam mengoperasikan sistem secara mandiri. Kesimpulannya, penerapan sistem arsip surat digital mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi administrasi sekolah serta mendukung modernisasi tata kelola administrasi yang lebih sistematis, terorganisir, dan berbasis teknologi informasi.
Unduhan
Referensi
Alokluk, J. (2019). Archiving and Document Management at Taibah University: A Case Study. Comput. Inf. Sci., 12(4), 11–19.
Anderi, C. A. (2025). Implementasi Sistem Arsip Digital Dalam Mendukung Kinerja Divisi Human Recources PT Saf Indonusa. 3(November), 19–26.
Caroline, D. A., Ismanto, B., & Rina, L. (2022). Implementation of digital archives using a dynamic archive information system. Jurnal Kajian Informasi & Perpustakaan, 10(2), 189–204.
Fangestu, I. W. F., & Syahrizal, H. (2023). Digitalisasi lembaga pendidikan dalam menghadapi perkembangan dan kemajuan teknologi informasi dunia pendidikan. Al-Zayn: Jurnal Ilmu Sosial & Hukum, 1(2), 26–38.
Handayani, A., Niswah, F., & Fanida, E. H. (2026). Transformasi Digital Melalui Aplikasi Penataan Kearsipan Di Biro Perencanaan Dan Keuangan Sekretariat Jenderal Kementerian Pertahanan Republik Indonesia. Publika, 14(1), 11–26.
Hung, S.-Y., Tang, K.-Z., Chang, C.-M., & Ke, C.-D. (2009). User acceptance of intergovernmental services: An example of electronic document management system. Government Information Quarterly, 26(2), 387–397.
Imaniyati, N., Sobandi, A., & Adman, A. (2025). Optimizing electronic archive management through information and communication technology for educational SDGs advancement. Jurnal Cakrawala Pendidikan, 44(3), 714–729.
Oksana, L., & Daria, B. (2025). Implementation of Electronic Document Management in the Public Administration System of Social Services. 29.
Oktaviani, R., & Testiana, G. (2023). Aplikasi E-Surat Berbasis Web Pada Komisi Pemilihan Umum (Kpu) Provinsi Sumatera Selatan. Prosiding Seminar Nasional Teknologi Komputer Dan Sains, 1(1), 10–19.
Pratiwi, S. F., Zalukhu, L. A., Tesa, A. R., Aisyah, I., & Saputra, B. (2025). Implementasi digital pada tata kelola administrasi: Upaya meningkatkan mutu pelayanan di era birokrasi modern. Socius: Jurnal Penelitian Ilmu-Ilmu Sosial, 2(11).
Ratnaningsih, R., Yunani, J., Hendriana. Tengku Ine, Faryd, F., & Dewi, I. I. (2025). Inovasi Penerapan Teknologi Digital Dalam Pengelolaan Arsip Elektronik. Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis, 3, 1–5.
Ropianto, M., Setyawan, D., & Dilova, M. N. (2025). Sistem informasi Administrasi Surat pada Humas dan TU Kalan BPK. Jurnal Teknik Ibnu Sina (JT-IBSI), 10(1), 99–109. https://doi.org/10.36352/jt-ibsi.v10i1.1183
Rusdinar, A., Dewanta, F., Virgono, A., Isnawati, A. F., & Delimayanti, M. K. (2025). Penerapan Sistem Surat Menyurat Terdigitalisasi (E-Office) Pada BUMDESMA Mentereng LKD Cikoneng, Kabupaten Ciamis. J-Dinamika: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 10(3), 509–515.
Saputra, A. D., & Putri, S. A. (2025). Administrasi Tata Usaha Pendidikan Di SD 6 Muhammadiyah Palembang. Taqrib: Journal of Islamic Studies and Education, 3(1), 102–107.
Sengke, V. M., Rianto, I., & Pardanus, R. H. W. (2025). Web-Based Administration and Archival Information System at SMK Negeri 1 Kakas. Intersect: International Journal of Society, Education and Technology, 1(1), 32–43.
Serour, R. O. H., Musolin, M. H., & Huda, M. (2025). Digital archive management system development in Islamic education: Critical review from recent literature. Computer Science On-Line Conference, 275–290.
Setiyoadi, A. D., Wicaksono, P. A., Irawan, Y., & Kudus, K. (2025). Digitalisasi Arsip Surat Desa Berbasis Web Untuk. 708–720.
Stighfarrinata, R. (2025). Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Surat Berbasis Web Di Desa Jumput Sukosewu. Jurnal Abdimas Madani Dan Lestari (JAMALI), 07, 110–116. https://doi.org/10.20885/jamali.vol7.iss1.art13
Suripto, S., Zuhairi, Z., Manurung, S., Astanti, A., & Harahap, A. (2025). Effective Strategies for Digital-Based Archive and Document Management in Labuhanbatu High School. International Journal Of Education, Social Studies, And Management (IJESSM), 5(2), 672–680.
Syukhri, S., & Gusmayeni, P. (2021). Design of Web-Based Archive Management Information System. Jurnal Teknologi Informasi Dan Pendidikan, 14(2), 92–98.
Widyadhana, S. E., & Arifin, M. (2025). Implementasi Sistem SIGEMAS (Sistem Giga Media Arsip Surat) sebagai Solusi Digitalisasi Administrasi Surat Berbasis Web di PT. Giga Media Internet. Abdimas Toddopuli: Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat, 7(1), 670–680.
Wisnuwardhana, A. P., Paramita, W., & Monoarfa, T. A. (2025). Analisis Penerapan E-Arsip Inaktif (berbasis One Drive) Pada PT Hutama Marga Waskita. Musytari : Jurnal Manajemen, Akuntansi, Dan Ekonomi, 20(11), 151–160. https://doi.org/10.2324/ynqw4y12
Unduhan
Diterbitkan
Terbitan
Bagian
Lisensi
Hak Cipta (c) 2026 Dwi Bagas Prakoso, Reza Dwi Sandy Agus Saputra, Andika Akbar, Sintia Gustina, Parhan Zacky Anugrah, Yulia Darmi, Muntahanah Muntahanah, Yusa Virginiawan Guntara (Author)
Artikel ini berlisensiCreative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
